Ottimizzazione e innovazione dei processi aziendali: il caso INXPECT

Premessa

A supporto della forte crescita in termini di business e fatturato, nonché dell’espansione internazionale, INXPECT ha deciso di intraprendere un percorso di evoluzione dei propri Sistemi Informativi, premettendo alla fase degli sviluppi informatici un’attività di mappatura e revisione dei propri processi interni.

L’obiettivo di questa analisi era descrivere le attività e i flussi delle principali funzioni aziendali al loro stato corrente (analisi “As-Is”), evidenziare possibili criticità e inefficienze e, dove necessario, proporre possibili azioni – anche di natura organizzativa – per l’efficientamento dei processi (analisi “To-Be”).

Progetto

Il progetto ha avuto come obiettivo principale l’analisi approfondita dei processi aziendali di INXPECT, al fine di supportare l’evoluzione dei sistemi informativi e migliorare l’efficienza organizzativa. Questo è stato raggiunto attraverso una serie di fasi che hanno coinvolto direttamente i key-user e il team di gestione di INXPECT, garantendo una comprensione accurata e condivisa delle necessità aziendali.

Fase di preparazione e kick-off

Dopo aver identificato gli ambiti aziendali da analizzare, è stato organizzato un incontro di kick-off con il Project Manager di INXPECT e i key-user, finalizzato a definire l’approccio metodologico, gli strumenti da utilizzare e il calendario delle interviste.

Interviste e mappatura dei processi

Le interviste hanno avuto un ruolo cruciale nell’analisi, con l’obiettivo di tracciare i flussi di lavoro attraverso swimlane chart, in modo da documentare in dettaglio attività, logiche operative, attori coinvolti e strumenti utilizzati.

Durante le interviste, sono emerse criticità che hanno permesso di proporre soluzioni e miglioramenti, sia sul piano organizzativo che informatico.

Attività di backoffice e perfezionamento dei materiali

Al termine di ogni intervista, è stato svolto un lavoro di rifinitura sui materiali raccolti, con la preparazione di verbali e diagrammi che sono stati successivamente
inviati ai key-user per eventuali correzioni e integrazioni.

Master Document finale

Il risultato finale del progetto è stato il Master Document, che ha fornito una panoramica completa dei processi aziendali, includendo per ogni ambito analizzato:

• swimlane chart e descrizioni sintetiche delle attività;
• considerazioni generali sui flussi e le interazioni aziendali;
• criticità emerse, proposte di ottimizzazione e identificazione dei KPI di monitoraggio.

Ogni singolo processo è stato analizzato nel dettaglio con schede operative contenenti proposte di miglioramento.

Per favorire la collaborazione internazionale e agevolare l’interazione con i partner esteri, l’intera documentazione è stata redatta in italiano e inglese.

Risultati

Il primo risultato di successo è stato portare all’attenzione di tutti, mediante rappresentazioni visive di impatto come le swimlane chart, la complessità e l’interazione dei processi aziendali. Tale visione d’insieme ha rafforzato la consapevolezza sui meccanismi interni, favorendo una comprensione più chiara delle dinamiche operative.

Questa consapevolezza ha avuto un impatto positivo non solo sul miglioramento del servizio al cliente, ma anche sulla capacità di proporre innovazioni nei prodotti e nei processi, supportando una cultura di miglioramento continuo. L’acquisizione della metodologia strutturata di Business Process Reengineering (BPR) di PRAXI ha rappresentato un’importante risorsa per guidare questo cambiamento.

La partecipazione attiva di una parte significativa del personale INXPECT, coinvolta direttamente nell’analisi, ha notevolmente aumentato e diffuso il senso di appartenenza e stimolato il pensiero critico e l’atteggiamento proattivo, anche nell’affrontare e superare le lievi frizioni dovute al confronto di diversi punti di vista o alla scoperta di aspetti organizzativi o operativi precedentemente non noti o celati dal “business as usual” di un’azienda assorbita da elevati ritmi di crescita negli ultimi anni.

Il coinvolgimento dei consulenti PRAXI come entità “terza” ha avuto un effetto catalizzatore e di convergenza verso un obiettivo comune di miglioramento.

Futuro

INXPECT ha colto pienamente l’opportunità di crescita e di maturazione professionale derivante dall’introduzione del Business Process Reengineering e integrato questa metodologia nel proprio approccio operativo, applicandola in modo autonomo per il miglioramento continuo e l’ottimizzazione dei processi.

In prospettiva, sarà possibile condurre ulteriori verifiche e ottimizzazioni, nonché sviluppare strumenti per il monitoraggio delle performance attraverso l’implementazione dei KPI definiti durante l’analisi. Questo processo consentirà di mantenere le soluzioni adottate allineate alle esigenze aziendali, supportando l’evoluzione e l’efficienza organizzativa.