I meeting rappresentano uno dei metodi gestionali e commerciali più diffusi e irrinunciabili soprattutto nelle organizzazioni complesse: per alcune figure professionali sono un investimento di tempo (e quindi di denaro) che supera il 60% del tempo totale di lavoro.
Il corso ha l’obiettivo di trasmettere strategie e strumenti per aumentare l’efficacia e l’efficienza di gestione delle riunioni in presenza e a distanza, analizzando il modo attuale di gestirle e individuandone spazi di miglioramento.
Metodologia
Il corso prevede un pre-assessment di una riunione in cui il partecipante è stato coinvolto di recente. Attraverso esercitazioni pratiche si individueranno uno stile e degli strumenti efficaci di meeting management in relazione al contesto, al ruolo e allo specifico business. Gli strumenti proposti sono: la Meeting Efficiency and Effectiveness Scorecard e il Relational Dynamics Assessment Test, che consentiranno successivamente la misurazione del ROI delle riunioni.
Obiettivi
- Analizzare la propria gestione delle riunioni, a partire da un self assessment che metta in evidenza le aree da potenziare.
- Condividere il processo di gestione delle riunioni (fasi di pre, durante e post), il ruolo dei diversi attori, le azioni di implementazione di quanto deciso nella riunione.
- Proporre strumenti di supporto: meeting agenda, struttura della presentazione, minuta.
- Migliorare il presidio degli obiettivi a seguito della riunione e la gestione delle dinamiche di gruppo di presenza o virtuali.
- Imparare a calcolare il ROI delle riunioni e migliorarlo per aumentare i risultati di business.
Programma
- La progettazione di una riunione: dal «perché» al «come» organizzarla
– quando è di valore e quando non lo è
– diverse tipologie di riunioni di lavoro in base a obiettivi e problemi più frequenti
– gli attori nella gestione delle riunioni
– scelta dei partecipanti da coinvolgere sulla base dell’obiettivo della riunione
– strumenti chiave della meeting effectiveness: la meeting agenda, le presentazioni - La conduzione e le dinamiche di gruppo in presenza e in distance
– come aprire un meeting e condividere le regole di base
– i fenomeni del gruppo e gli stili dei membri del gruppo
– quando il gruppo va fuori strada: la tecnica dei parking lots
– chiudere una riunione: ricapitolazione decisioni e affidamento
– compiti e scadenze - La minuta e la verifica dei compiti assegnati.
